jueves, 31 de mayo de 2012

TIPOS Y ERRORES DE DATOS

TIPOS DE DATOS DE EXCEL 

En una celda de Excel puede haber 4 tipos de datos, y estos son:

Texto:representan títulos para las columnas y filas, ayudan a identificar el contenido del campo. 

Número:representan cantidades y existen varios formatos, es importante saber que Excel trata las fechas y horas como numeros.

Valor lógico: son usadas para manipular números y texto, vienen predefinidas por la aplicación.  

Fórmulas:son usadas para hacer cálculos matemáticos, es importante diferenciar entre una fórmula y una función.    
   
Si las celdas donde se introducen datos no tienen aplicado ningún formato de alineación, Excel aplica la siguiente alineación predeterminada: 
Figura 1    Texto: izquierda
    Número: derecha
    Valor lógico: medio 
    Fórmula: depende del tipo de dato del     resultado 

Al introducir algún dato en la hoja de cálculo, Excel trata de interpretar qué tipo de dato es. Algunas veces no considera lo que deseamos. 

Al introducir en una celda 001
Excel lo interpreta como un dato numérico y lo alinea a la derecha y muestra: 1
 
Figura 2                                        Figura 3 

Al introducir en una celda 1/65
Excel lo interpreta como una fecha (dato numérico) y lo alinea a la derecha y muestra: Ene-65
 
Figura 4                                        Figura 5 

Al introducir en una celda falso (minúsculas)
Excel lo interpreta como un dato lógico y lo alinea al centro y muestra: FALSO (mayúsculas)
  
Figura 6                                       Figura 7 

Al introducir en una celda - Texto
Excel lo interpreta como una fórmula y muestra #¿NOMBRE?
 
Figura 8                                      Figura 9 
Este error se debe a que cualquier texto en una celda cuyo primer carácter contenga los signos -, +, =, Excel lo interpreta como fórmula, y al no reconocer la palabra "Texto", se presenta el error.

Una manera de evitar que Excel interprete el texto como otro tipo de dato, es utilizar como primer carácter el apóstrofe (')
Al introducir en una celda '001
Excel lo interpreta como texto y muestra 001
 
Figura 10                                      Figura 11 
En la celda no se muestra el apostrofe ('). 
No es práctico introducir el apóstrofe en cada una de las celdas de texto cuando se introduce mucha información en una hoja de trabajo.
Una forma rápida de evitar capturar el apóstrofe es dando a las celdas el formato de texto.
 


 ERRORES DE DATOS 
Al estar depurando alguna fórmula, es posible que obtengamos un resultado de error, es decir, un valor que comienza con un signo #. Esto no siempre es malo (de hecho, puede ser un resultado correcto). Si sabemos interpretar el error, podremos corregirlo fácilmente. Téngase en cuenta que para deshacerse del error puede ser necesario modificar ya sea la fórmula misma, o bien alguna de las celdas a las que hace referencia la fórmula.
En Excel existen siete resultados de error:

#¡N/A!
#¡REF!
#¡NUM!
#¿NOMBRE?
#¡DIV/0!
#¡VALOR!
#¡NULO!

Veamos que significa cada uno de ellos. De esta manera, podremos depurarlo y corregirlo fácilmente.
 
#¡N/A!
Este error se produce cuando una fórmula de búsqueda o referencia no encuentra ninguna coincidencia exacta en la correspondiente matriz de búsqueda. Significa que el valor buscado no existe en la matriz de búsqueda.

#¡REF!
Este tipo de error surge cuando tenemos una referencia de celda inválida en la fórmula. Por ejemplo, en la fórmula: =BUSCARV("mi_string",A2:B8,3,FALSO), obtenemos #¡REF! ya que no podemos buscar en la tercera columna de una matriz que solo tiene dos columnas. En esta otra: =DESREF(Hoja1!A1, -1,0,1,1)

también obtenemos #¡REF! ya que no hay ninguna fila encima de la celda A1. Siguiendo con esta fórmula, si eliminamos la primera fila de la hoja "Hoja1", o si eliminamos la Hoja1, la fórmula mostrará #¡REF!, ya que se ha "perdido" la referencia a la celda Hoja1!A1.
 
#¡NUMERO!
Este se produce cuando ingresamos algún valor no numérico como un argumento de función que Excel espera que sea argumento numérico (o una referencia a un valor numérico). Otra posibilidad es ingresar un número inválido, como uno negativo cuando se espera uno positivo, o un 2 cuando el argumento solo admite 0 ó 1. La fórmula =COINCIDIR(123, B1:B10,3) devuelve #NUM!, ya que el último argumento de COINCIDIR solo puede ser -1, 0 ó 1.

#¡NOMBRE!
Este error lo obtenemos cuando escribimos mal el nombre de alguna función. También puede surgir cuando utilizamos alguna función personalizada y tenemos deshabilitadas las macros o el complemento correspondiente. Otra situación que dispara este error es el escribir mal el nombre de algún rango nombrado. La fórmula =SUMARSI(A2:A10,"criterio",C2:C10) devuelve #¡NOMBRE! porque la función SUMARSI no existe (más bien está mal escrita. Lo correcto es SUMAR.SI). Finalmente puede suceder también que no utilizamos comillas al ingresar un argumento de texto.

#¡DIV/0! 
Este es fácil. Se produce al hacer una división por cero, o bién, por una referencia a un cero.

#¡VALOR!
Similar a #¡NUMERO!, lo obtenemos cuando el tipo de argumento solicitado por la función, es distinto al ingresado por el usuario. Por ejemplo, al ingresar un argumento lógico cuando la función requiere un rango, o un número cuando la función espera texto.
 
#¡NULO!
Este es muy poco frecuente. Una fórmula devolverá #¡NULO! cuando la celda de intersección de dos rangos, no existe. En Excel, el operador de intersección es un espacio en blanco. Por tanto, la fórmula =A2:D2 J1:J10, devuelve #¡NULO! ya que los rangos A2:D2 y J1:J10 no se intersectan en ningún punto. En cambio, =A2:D2 C1:C10 devuelve C2, celda común a ambos rangos.

A menudo sucede que una celda de error está correctamente escrita pero, al hacer referencia a un resultado de error, refleja este resultado. Para saber cuál es la celda exacta que está generando el error, podemos ejecutar (previa selección de la celda con error) Herramientas - Auditoría de fórmulas - Rastrear error. Excel señalará con una línea roja la celda que está produciendo el error.

Otro error común es cuando la celda aparece llena de símbolos #. Esto se debe a que la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar el resultado o bien, cuando contiene una fecha inválida.

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